BidCraft áttekintés
Projektből tendercsomag, tenderből döntési alap.
A BidCraft részletes műszaki tartalmú, több szereplős ajánlatkérésekhez készült. A projekt tételeit kategorizált, újrahasználható tételsablonokra bontja: tétel, paraméterek és megjegyzés együtt adják meg, mire kell árat adni.
Tender működési lapÖsszehasonlításra kész
Probléma
Amikor az ajánlatkérés túl nagy ahhoz, hogy e-mailben maradjon.
Egy összetettebb tenderben a legtöbb kérdés nem az árból indul, hanem abból, hogy a beszállító pontosan mit értsen egy tétel alatt. Az „x m2 festés” önmagában kevés, ha nem látszik mellette például a belmagasság vagy a rétegszám.
A BidCraft ezt tételsablonokkal kezeli. A sablon kategóriába rendezve újrahasználható, a tenderben pedig a tételhez tartozó paraméterértékeket és megjegyzést kell kitölteni. A paraméter önálló mező: vagy mértékegységes érték, vagy szöveges érték, nem kevert leírás.
Valós működési előny
A BidCraft nem csak tenderlapot ad, hanem tenderlogikát.
A rendszer értéke abban van, hogy a tenderhez szükséges operatív részletek nem szakadnak le a kiírásról és az összehasonlításról.
Tétel, paraméterek, megjegyzés
A tételsablon nem kész ajánlati sor és nem puszta leírás. A tétel neve mellé kitölthető paramétereket ad: például felület, belmagasság vagy rétegszám. A kiegészítő helyszíni információk megjegyzésben maradnak.
Szervezeti tagok és szerepek kezelése
A tender nem egyetlen ember postaládájában él. A szervezet tagjai, jogosultságai és felelősségi körei a folyamat részei maradnak.
Beszállítói partnerhálózat
A partnerkör nem minden tendernél nulláról épül. Beszállítói körök, kapcsolatok és meghívási logikák segítik a célzott ajánlatkérést.
Helyszín, kompetencia és jogosultság
A rendszer képes a tender partnerkörét helyszín, kompetencia és előre beállított szabályok szerint szűkíteni.
Dokumentum- és beadási kontroll
A kötelező dokumentumok, csatolmányok és beadási állapotok a tender részét képezik, nem utólagos e-mailes ellenőrzőlistát.
Kiforrott ajánlat-összehasonlító felület
A beérkező ajánlatok nem csak listában jelennek meg. A tételhez tartozó paraméterek, árak, eltérések, hiányzó dokumentumok és megjegyzések döntésre előkészített nézetben vethetők össze.
Tételsablonok
Egy tétel akkor árazható jól, ha a paraméterei tiszták.
A BidCraftban a gyakran használt tételek kategóriákba rendezett sablonként élnek. A tender összeállításakor a szervezet kiválasztja a megfelelő sablont, kitölti a konkrét paramétereket, és szükség esetén megjegyzést ad hozzá. A paraméter nem magyarázó szöveg: önálló érték, adott esetben mértékegységgel.
KategóriaBelső felújítás / festés
Beltéri falfestés
Felület120 m²
Belmagasság3,8 m
Rétegszám2
Megjegyzésmagas falszakaszok, létra vagy állvány szükséges lehet
A beszállító nem azt találgatja, mit jelent a „festés” sor. Látja a tételt, a tiszta paraméterértékeket és a megjegyzést, ezért pontosabban érti, milyen munkára kell ajánlatot adnia.
Hogyan működik
A projekt nem egy űrlapba kerül, hanem tenderfolyamattá áll össze.
A BidCraftban a projekt, a tételstruktúra, a szervezeti szerepek, a beszállítói partnerkör és a dokumentumelvárások ugyanahhoz a tendercsomaghoz kapcsolódnak.
- Projekt
A beszerzési vagy kivitelezési igény projektként indul: helyszínnel, szervezeti kontextussal, munkacsomagokkal és előkészítési adatokkal.
- Tendercsomag
A tételsorok paraméterekkel, metrikákkal, mennyiségekkel, pénznemmel, határidőkkel és dokumentumokkal kerülnek egy ajánlatkérési alapba.
- Ajánlatadás
A partnerek nem homályos leírást kapnak, hanem ugyanarra a bontásra adnak árat, dokumentumot és megjegyzést.
- Döntési alap
A beérkező ajánlatok ugyanarra a struktúrára épülnek, ezért az eltérések, hiányok és dokumentumállapotok gyorsabban látszanak.
Működési folyamat
A BidCraft értéke a tender előkészítésének részleteiben látszik.
A rendszer nem csak a kiírás pillanatát kezeli. Végigviszi azt a munkát, amely egy összetett ajánlatkérésnél általában táblázatokban, levelekben és külön egyeztetésekben szakad szét.
01
Tételsablon kiválasztása és paraméterezése
A szervezet kategóriából választ tételsablont, majd kitölti a tenderhez tartozó paraméterértékeket és megjegyzést. Egy festési tételnél ilyen paraméter lehet a felület, belmagasság és rétegszám; a hozzáférés vagy állvány kérdése megjegyzésbe kerül.
02
Tendercsomag felépítése
A kiválasztott és kitöltött tételsablonokból, határidőkből, pénznemből, költségkeretből, beadási szabályokból és dokumentumkövetelményekből áll össze a tendercsomag.
03
Szervezeti szereplők bevonása
A tender nem egyetlen felhasználó fejében vagy postaládájában él. A szervezeti tagok, szerepek, jogosultságok és felelősségek a folyamat részei maradnak.
04
Beszállítói partnerkör kijelölése
A meglévő partnerhálózatból kezelhető, kik kapjanak meghívást. A helyszín, kompetencia és jogosultsági szabály segít abban, hogy a tender a megfelelő beszállítói körhöz jusson el.
05
Strukturált ajánlatadás
Az ajánlatadó ugyanarra a tétel-, paraméter- és megjegyzésszerkezetre válaszol. Az árak, pontosítások, csatolmányok és beadási státuszok nem külön fájlokban szóródnak szét.
06
Összehasonlítás és döntéselőkészítés
A kiforrott összehasonlító felület azonos tétel- és paraméterszerkezetben mutatja az árakat, hiányokat, dokumentumállapotokat, eltérő megjegyzéseket és döntési kockázatokat.
Ezért lesz a tenderből döntési alap.
A megrendelő nem utólag próbálja összerakni, melyik ajánlat mire vonatkozik. A döntéshez szükséges adatok már a tender felépítésekor rendezett formában keletkeznek.
Összehasonlítás és döntési előny
Az ajánlat-összehasonlítás nem utólagos táblázatmunka.
A BidCraft összehasonlító nézete a tender tétel- és paraméterszerkezetére épül. A döntéselőkészítésben egymás mellett látszanak a tételek, kitöltött paraméterek, árak, dokumentumok, ajánlatadói megjegyzések és eltérések.
Tételsorokazonos tétel- és paramétermezők
Dokumentumokkövethető állapot
Ajánlatokajánlatok tételenként egymás mellett
Eltérésekhiányok és eltérések kiemelve
Következő lépés
BidCraft bemutató
Egy 25–30 perces bemutatón végig lehet nézni a tender létrehozásától az összehasonlításig tartó folyamatot, és megbeszélni, hogyan illeszkedne a meglévő működéshez.