Cikk
Három ajánlat, három különböző munka
Miért nem összehasonlíthatók az ajánlatok akkor sem, ha ugyanarra a tételre érkeztek, és hogyan dől el az összehasonlíthatóság már a kiírásnál?
Az ajánlatok összehasonlíthatósága nem az értékeléskor dől el, hanem a kiírásnál. Egy belső falfestési tétel, 120 m², három ajánlatadótól három jelentősen eltérő árat kaphat. A megrendelőnek ilyenkor nem az a kérdése, melyik a legolcsóbb, hanem az, hogy az olcsóbb ajánlat valóban kedvezőbb-e, vagy egyszerűen mást árazott.
A hagyományos táblázat erre nem ad választ. A három szám ugyanabban az oszlopban áll, de nem biztos, hogy ugyanarra a munkára vonatkozik.
Mi hiányzik a tételből?
A „belső falfestés, 120 m²” első ránézésre pontos tétel. A beárazásához azonban olyan adatok is kellenek, amelyek nincsenek benne. A belmagasság eldönti, kell-e állvány. A rétegszám a munkaidőt és az anyagigényt változtatja meg. A felület állapota, a hozzáférés és a takarás szintén befolyásolja az árat.
Amit a kiírás nem mond meg, azt az ajánlatadó saját feltételezéssel pótolja. Az egyik ajánlatadó alacsony belmagassággal és egy réteggel számol, a másik állvánnyal és két réteggel, a harmadik a kettő között. Mindhárom ajánlat helyes lehet a saját feltételezése szerint.
Az eltérés a formában is megjelenik: az egyik ajánlat részletezi az anyagköltséget, a másik egyetlen összeget tartalmaz, a harmadikban más festékminőség szerepel. A megrendelő ekkor már nem összehasonlít, hanem értelmez.
Amikor az olcsóbb ajánlat később drágul
A legalacsonyabb összeg csak addig előny, amíg nem derül ki, mit tartalmaz. Ha a döntés után kiderül, hogy az állvány nem volt benne az árban, vagy a második réteg pótmunkának számít, az ár módosításokkal és újabb egyeztetési körökkel emelkedik. A költséget a megrendelő viseli, többnyire akkor, amikor a választás már megtörtént.
A tisztázás sem csupán adminisztráció: a kérdések és a válaszok külön levélszálakon futnak, és nehéz követni, melyik ajánlatadó milyen tartalomra válaszolt.
Az összehasonlíthatóság a kiírásnál dől el
Az ajánlatok akkor tehetők egymás mellé, ha a kiíráskor már azonos volt az, amire válaszolnak. Ha a tétel túl tág, az eltéréseket utólag nem lehet szétválasztani: nem derül ki, hogy az árkülönbséget hatékonyság, eltérő tartalom vagy félreértés okozza.
A pontos tétel ezért nem adminisztratív részlet. Ez rögzíti, mire kér a megrendelő árat, és mi alapján lehet a válaszokat érdemben összevetni.
Paraméter és megjegyzés: két külön dolog
A jól felépített tétel paraméterekre bontja a munkát. Egy festési tételnél ilyen a felület, a belmagasság és a rétegszám.
A paraméter önálló érték, adott esetben mértékegységgel, nem kevert leírás. A helyszíni kiegészítések, amelyek nem fejezhetők ki értékként, a megjegyzésben maradnak.
Az ajánlatadónak így nem kell kitalálnia, mit jelent a festési tétel. Látja a paraméterértékeket és a megjegyzést, és pontosan ezekre válaszol.
Egymás mellett, tételenként és paraméterenként
Ha mindenki ugyanarra a szerkezetre ad árat, az ajánlatok tételenként egymás mellé kerülnek. A BidCraft összehasonlító nézetében a paraméterek, az árak, az eltérő megjegyzések és a hiányzó dokumentumok együtt látszanak, a hiányok és az eltérések kiemelve. A különbség így nem olvad bele a végösszegbe.
Az értékelés ezzel a tartalomról szól, nem arról, hogy ki mit értett a kiírás alatt.
Ami egyszer tiszta, újra felhasználható
A BidCraftban a gyakran használt tételek kategóriákba rendezett sablonként több projektben és tenderben is felhasználhatók, a konkrét paraméterértékek pedig tenderenként változnak. Így kisebb az esélye, hogy kimarad valami, ami egy korábbi projektnél már hiányzott.
A szakmai döntést továbbra is a megrendelő hozza meg. A tételes szerkezet azt biztosítja, hogy ez a döntés ugyanarról a munkáról szóló ajánlatokra épüljön.
Minél pontosabb a kiírás, annál kevesebb kérdés érkezik a beadás előtt, és annál kevesebb magyarázat kell az értékelés után.
Három ajánlat akkor jelent valódi választást, ha ugyanarra a munkára vonatkozik. Ezt nem az utólagos értékelés teremti meg, hanem a pontos, paraméterezett kiírás.